XEPA (hierna: wij, ons of Xepa) zet zich in om uw privacy te beschermen en te respecteren.

Dit beleid beschrijft de basis waarop wij alle informatie die we van u verzamelen of die u aan ons verstrekt, zullen verwerken. Lees het volgende aandachtig door om onze opvattingen en praktijken met betrekking tot uw persoonlijke informatie en hoe we deze zullen gebruiken te begrijpen. Door www.xepa.be te bezoeken, accepteert u en gaat u akkoord met de praktijken zoals beschreven in dit Privacybeleid.

Ons Privacybeleid bevat de volgende secties:

1. Informatie die we van u verzamelen;

2. Cookies;

3. Gebruik van uw informatie;

4. Openbaarmaking van uw informatie;

5. Overdracht van uw informatie;

6. Uw rechten;

7. Beveiliging van verzamelde informatie;

8. Bewaring van uw informatie;

9. Externe websites/apps;

10. Instemming met de verzameling en het gebruik van uw informatie – wijzigingen in ons Privacybeleid;

11. Identiteit van de gegevensbeheerder – contactgegevens.

1. Informatie die we van u verzamelen

We zullen de volgende informatie over u verzamelen en verwerken:

• Informatie die u ons verstrekt

Dit is uw persoonlijke informatie die u ons verstrekt door formulieren in te vullen op www.xepa.be (hierna: onze website), door onze applicatie ** (hierna onze app) te gebruiken of door met ons te corresponderen via telefoon, e-mail of anderszins. Het omvat informatie die u ons verstrekt wanneer u formulieren invult, zich abonneert op de nieuwsbrief, deelneemt aan wedstrijden, vragen stelt of ons informatie verstrekt met betrekking tot een huur- of andere aanvraag, of een sollicitatie. De informatie die u ons geeft kan onder andere uw naam, geslacht, geboortedatum, adres, nationaal registratienummer, paspoortnummer, e-mailadres, telefoonnummer, financiële en creditcardgegevens, naam en contactgegevens van ouders (of wettelijke voogd) en gegevens met betrekking tot huidige studies (plaats en studierichting) en, indien van toepassing, professionele informatie (zoals huidige en vorige werkervaring) bevatten.

• Informatie die we over u verzamelen tijdens het bezoeken van onze website

Tijdens elk van uw bezoeken aan onze website en het gebruik van onze app zullen we automatisch de volgende informatie verzamelen:

o technische informatie, inclusief het Internet Protocol (IP) adres dat wordt gebruikt om uw computer met het internet te verbinden, browsertype en -versie, tijdzone-instelling, besturingssysteem en platform;

o uw apparaat-ID;

o informatie over uw bezoek, inclusief de volledige Uniform Resource Locators (URL), klikstroom naar, door en vanaf onze website (inclusief datum en tijd), producten/diensten die u hebt bekeken of naar gezocht hebt, paginaresponstijden, downloadfouten, duur van bezoeken aan bepaalde pagina's, pagina-interactie-informatie (zoals scrollen, klikken en mouse-overs), methoden die worden gebruikt om van de pagina te bladeren en elk telefoonnummer dat is gebruikt om onze klantenservice te bellen;

• Informatie die we ontvangen van andere bronnen

Dit is informatie die we over u ontvangen als u een andere website/applicatie dan de onze gebruikt die onze diensten adverteert of gebruikt. We werken nauw samen met derden (inclusief, maar niet beperkt tot, zakenpartners, onderaannemers in technische, betalings- en bezorgdiensten, advertentienetwerken, analysetools, zoekinformatieproviders) en we zullen de informatie die we van hen ontvangen verzamelen en verwerken.

2. Cookies

Onze website gebruikt cookies. Dit helpt ons om u een goede ervaring te bieden wanneer u op onze website surft en stelt ons ook in staat om onze website te verbeteren. Voor gedetailleerde informatie over de cookies die we gebruiken en de doeleinden waarvoor we ze gebruiken, zie ons Cookiebeleid.

3. Gebruik van uw informatie

We gebruiken de informatie die we over u hebben op de volgende manieren:

• Informatie die u ons geeft

We zullen deze informatie gebruiken:

o om onze verplichtingen na te komen die voortvloeien uit eventuele contracten tussen u en ons en om u de informatie en diensten te bieden die u van ons vraagt;

o om de resultaten van wedstrijden waarin u hebt deelgenomen te beoordelen en u hiervan op de hoogte te stellen;

o om te voldoen aan verificatieprocedures met betrekking tot de toepasselijke geschiktheid voor studentenhuisvesting (inclusief verificatie van gegevens met onderwijsinstellingen);

o om u informatie te verstrekken over andere diensten die we aanbieden en die vergelijkbaar zijn met de diensten die u al hebt gebruikt of waar u naar hebt geïnformeerd;

o om uw sollicitatie te beoordelen en te evalueren;

o om u informatie te verstrekken over goederen of diensten waarvan wij denken dat deze u kunnen interesseren;

o om u op de hoogte te stellen van wijzigingen in onze diensten.

o om ervoor te zorgen dat de inhoud van onze website op de meest effectieve manier voor u en uw computer/apparaat wordt gepresenteerd.

• Informatie die we over u verzamelen tijdens het bezoeken van onze website

We zullen deze informatie gebruiken:

o om onze website en app te beheren en voor interne operaties, inclusief probleemoplossing, data-analyse, testen, onderzoek, statistische en enquête-doeleinden;

o om onze website en app te verbeteren om ervoor te zorgen dat inhoud op de meest effectieve manier voor u en uw computer/apparaat wordt gepresenteerd;

o om u in staat te stellen deel te nemen aan interactieve functies van onze service, wanneer u ervoor kiest dit te doen;

o als onderdeel van onze inspanningen om onze website en app veilig en beveiligd te houden;

o om de effectiviteit van advertenties die we aan u en anderen leveren te meten of te begrijpen en om relevante advertenties aan u te leveren;

o om suggesties en aanbevelingen te doen aan u en andere gebruikers van onze website en app over goederen of diensten die u of hen kunnen interesseren.

• Informatie die we ontvangen van andere bronnen

We kunnen deze informatie combineren met informatie die u ons geeft en informatie die we over u verzamelen. We kunnen deze informatie en de gecombineerde informatie gebruiken voor de volgende doeleinden:

o om de effectiviteit van advertenties die we aan u en anderen leveren te meten of te begrijpen en om relevante advertenties aan u te leveren;

o om suggesties en aanbevelingen te doen aan u en andere gebruikers van onze website en app over goederen of diensten die u of hen kunnen interesseren.

4. Rechtsgrond

Uw informatie wordt verzameld en verwerkt op de volgende rechtsgronden:

• Als het noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst tussen ons en u, bijvoorbeeld een huurovereenkomst, deelname aan een wedstrijd, een arbeidsovereenkomst, of andere overeenkomsten;

• Als het noodzakelijk is voor het nastreven van onze legitieme belangen, waarbij deze belangen niet worden overschreven door uw fundamentele rechten en vrijheden, bijvoorbeeld we gebruiken uw informatie om uw voorkeuren te kennen zodat we ons productaanbod beter kunnen personaliseren, fraude kunnen voorkomen en onze website en app kunnen beveiligen.

• Wanneer u daarvoor toestemming heeft gegeven, bijvoorbeeld als u uw voorafgaande uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven, kunnen we uw e-mailadres gebruiken voor het versturen van marketingmateriaal.

5. Openbaarmaking van uw informatie

U stemt ermee in dat we uw informatie delen met geselecteerde derden, waaronder:

• onze gelieerde ondernemingen/andere entiteiten

• onze zakenpartners, inclusief Escape Advertising, Well Communications, UPR Corporate Communications en onze lokale externe huurbeheerbureaus;

• openbare autoriteiten (inclusief gerechtelijke en politiediensten);

• banken en verzekeraars;

• onze professionele adviseurs (bijv. onze auditors, juridische adviseurs, financiële adviseurs en het sociaal secretariaat van de werkgever)

• leveranciers van wervingsgerelateerde diensten;

• onze leveranciers van IT-gerelateerde diensten, bijv. 4 Business Software;

• onze leveranciers van marketinggerelateerde diensten;

• aanbieders van online betalingsdiensten;

• analyse- en zoekmachineproviders die ons helpen bij de verbetering en optimalisatie van onze site, bijv. Google;

We zullen uw informatie ook openbaar maken aan derden:

• in het geval dat we een bedrijf of activa verkopen of kopen, kunnen we uw informatie openbaar maken aan de potentiële verkoper of koper van dergelijke bedrijven of activa;

• als Xepa of vrijwel al haar activa worden overgenomen door een derde partij, zal de informatie die zij over haar klanten heeft, een van de overgedragen activa zijn;

• als we wettelijk verplicht zijn om uw informatie openbaar te maken of te delen om te voldoen aan een wettelijke verplichting of om de rechten, eigendommen of veiligheid van Xepa, onze klanten of anderen te beschermen. Dit omvat het uitwisselen van informatie met openbare autoriteiten (inclusief gerechtelijke en politiediensten) in het geval van bijvoorbeeld een incident op het gebied van cyberbeveiliging;

• als dat gepast is om een van de doeleinden uiteengezet in sectie 3 van dit Privacybeleid te bereiken.

6. Overdracht van uw informatie

We kunnen uw informatie overdragen naar een bestemming buiten de Europese Economische Ruimte (de EER), inclusief de Verenigde Staten van Amerika, indien dit gepast is (i) om een van de doeleinden zoals uiteengezet in sectie 3 te bereiken en/of

(ii) om uw informatie openbaar te maken aan een derde partij in overeenstemming met sectie 4 van dit Privacybeleid.

Als we uw informatie buiten de EER overdragen, zullen we ervoor zorgen dat uw informatie wordt beschermd door de volgende waarborgen:

• de wetten van het land waarnaar uw informatie wordt overgedragen, zorgen voor een adequaat niveau van gegevensbescherming (Artikel 45 AVG); of

• de overdracht is onderworpen aan door de Europese Commissie goedgekeurde gegevensbeschermingsclausules (Artikel 46.2 AVG) of is onderworpen aan het EU-VS Privacy Shield.

Als u meer informatie wilt ontvangen met betrekking tot de overdrachten van uw informatie en/of de getroffen waarborgen (inclusief hoe u een kopie daarvan kunt ontvangen), kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens vermeld in sectie 12 hieronder.

7. Uw rechten

U heeft bepaalde rechten met betrekking tot de informatie die we over u hebben.

Deze rechten kunnen worden uitgeoefend door contact met ons op te nemen zoals hieronder vermeld:

• u heeft het recht om toegang te vragen tot de informatie die we over u bewaren – dit is omdat we willen dat u zich bewust bent van de informatie die we over u hebben en om u in staat te stellen te verifiëren of we uw informatie verwerken in overeenstemming met de toepasselijke gegevensbeschermingswetten en -regelgeving;

• u heeft het recht, onder bepaalde omstandigheden, om verdere verwerking van uw informatie te blokkeren of te onderdrukken. Wanneer de verwerking is beperkt, kunnen we uw informatie nog steeds opslaan, maar niet meer gebruiken;

• als uw informatie onjuist of onvolledig is, heeft u het recht om de rectificatie van uw informatie te verzoeken;

• u heeft het recht, onder bepaalde omstandigheden, om te verzoeken dat uw informatie wordt verwijderd uit onze systemen;

• u heeft het recht om een klacht in te dienen over de manier waarop we uw informatie behandelen of verwerken bij uw nationale gegevensbeschermingsautoriteit;

• als onze verwerking van uw persoonlijke informatie specifiek gebaseerd is op uw toestemming, heeft u het recht die toestemming op elk moment in te trekken. Dit omvat uw recht om toestemming in te trekken voor ons gebruik van uw informatie voor direct marketing doeleinden;

• u heeft het recht om van ons, onder bepaalde omstandigheden, uw informatie in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat te verkrijgen zodat u deze voor uw eigen doeleinden kunt hergebruiken bij verschillende diensten. Bijvoorbeeld: als u met een andere dienstverlener wilt werken, kunt u op deze manier uw informatie gemakkelijk en veilig naar deze nieuwe dienstverlener verplaatsen.

U heeft ook het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde soorten verwerking, waaronder verwerking voor direct marketing doeleinden.

Houd er echter rekening mee dat we mogelijk bepaalde informatie moeten bewaren, bijvoorbeeld voor juridische of administratieve doeleinden (bijv. het bijhouden van boekhoudkundige gegevens).

Voor alle bovengenoemde verzoeken kunt u ons een e-mail sturen met "data privacy request" in het onderwerp en een kopie van uw identiteitskaart of een ander bewijs van uw identiteit (bijv. rijbewijs) bijvoegen om ons te helpen voorkomen dat ongeautoriseerde personen toegang krijgen tot, wijzigingen aanbrengen in of uw informatie verwijderen. We zullen zo snel mogelijk op uw verzoek reageren. Als we meer dan een maand nodig hebben (vanaf ontvangst van uw verzoek) om op uw verzoek te reageren, laten we u dat weten.

8. Beveiliging van verzamelde informatie

We hebben een aantal beveiligingsmaatregelen doorgevoerd op onze website en in onze app om de ongeoorloofde vrijgave van of toegang tot verzamelde en/of ontvangen informatie te voorkomen. We hebben geprobeerd een veilige en betrouwbare website en app voor u te creëren, maar houd er rekening mee dat de vertrouwelijkheid van enige communicatie of materiaal dat naar of van ons of enige andere partij wordt verzonden via onze website, onze app of e-mail niet kan worden gegarandeerd. We accepteren geen verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor de beveiliging van informatie die via deze methoden wordt verzonden.

Alle informatie die u ons verstrekt, wordt opgeslagen op onze beveiligde servers. Waar we u (of waar u hebt gekozen) een wachtwoord hebben gegeven waarmee u toegang krijgt tot bepaalde delen van onze website of onze app, bent u verantwoordelijk voor het vertrouwelijk houden van dit wachtwoord. We vragen u geen wachtwoord met iemand te delen, geen wachtwoorden opnieuw te gebruiken op andere sites en geen gebruik te maken van woorden die gemakkelijk te raden zijn of anderszins voor de hand liggende wachtwoorden.

9. Bewaring van uw informatie

De informatie die we over u hebben, wordt bewaard in overeenstemming met de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving. In ieder geval zal uw informatie niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is om de in dit Privacybeleid vermelde doeleinden te bereiken.

In het bijzonder zullen we alleen:

• uw informatie met betrekking tot uw huurovereenkomst bewaren zolang nodig is om alle facturerings- en betalingsprocessen met betrekking tot die huurovereenkomst te voltooien, evenals om te voldoen aan boekhoud- en auditprocedures;

• uw informatie met betrekking tot uw online vraag bewaren zolang nodig is om u van de gevraagde informatie te voorzien;

• uw informatie met betrekking tot wedstrijden bewaren zolang nodig is om de betreffende wedstrijd te beheren;

• informatie verstrekt bij het abonneren op nieuwsbrieven bewaren zolang u zich niet uitschrijft voor die nieuwsbrief.

tenzij:

• de verwerking van uw informatie noodzakelijk is in verband met een daadwerkelijk of potentieel geschil (bijv. we hebben deze informatie nodig om juridische claims vast te stellen of te verdedigen), in welk geval we uw informatie zullen bewaren tot het einde van een dergelijk geschil; en/of

• de bewaring noodzakelijk is voor ons om te voldoen aan enige wettelijke of reglementaire verplichting (bijv. voor belastingdoeleinden), in welk geval we uw informatie zullen bewaren zolang als vereist door die verplichting.

10. Externe websites

Onze website en onze app kunnen van tijd tot tijd links bevatten naar en van websites en/of applicaties van ons partnernetwerk, adverteerders en gelieerde ondernemingen. Voor zover hyperlinks of banneradvertenties met hyperlinks worden gebruikt om toegang te krijgen tot websites en/of applicaties van derden, dient u zich ervan bewust te zijn dat deze websites en/of applicaties van derden niet door ons worden beheerd en hun eigen privacybeleid hebben. Daarom vallen ze niet onder dit Privacybeleid en accepteren wij geen verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor deze beleidsregels. Controleer deze beleidsregels voordat u informatie naar deze websites en/of applicaties verzendt.

11. Instemming met de verzameling en het gebruik van uw informatie – wijzigingen in ons Privacybeleid

Door deze website en/of app te gebruiken, erkent u dat u de voorwaarden van dit Privacybeleid hebt gelezen en dat u akkoord gaat met de verzameling en het gebruik van uw informatie zoals hierboven uiteengezet.

We kunnen dit Privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen. Alle wijzigingen die we in de toekomst aanbrengen in ons Privacybeleid, worden op deze pagina geplaatst en, indien van toepassing, per e-mail aan u meegedeeld. Controleer regelmatig of er updates of wijzigingen in het Privacybeleid zijn. Uw voortgezet gebruik van deze website na het plaatsen van wijzigingen in dit Privacybeleid zal uw acceptatie van deze wijzigingen aangeven. Dit Privacybeleid is voor het laatst bijgewerkt op **** (datum).

12. Identiteit van de gegevensbeheerder – contactgegevens

De gegevensbeheerder onder dit Privacybeleid is Xepa, met bedrijfsnummer en met BE 1018.941.349 geregistreerd kantoor aan Soenenspark 1, 9051 Gent.

Vragen, opmerkingen en verzoeken met betrekking tot het Privacybeleid moeten worden gericht aan: info@xepa.be, +32 (0) 476 25 96 12 of ons geregistreerde kantoor.

13. Deel uw Xepa-posts op sociale media

We zijn nieuwsgierig naar uw Xepa-posts op sociale media!

Om deze reden kunnen we u vragen om uw foto's of video's te delen op onze eigen social media-kanalen zoals Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter, TikTok, Pinterest en onze website. We integreren deze foto's en video's ook graag in ons jaarlijkse financieel verslag, nieuwsbrieven, mailings, flyers en presentaties.

Door ons verzoek bevestigend te beantwoorden of door Xepa te taggen met @xepa_propmgmt geeft u ons toestemming om uw foto's of video's te gebruiken op onze social media-kanalen en andere communicatiemiddelen voor marketing- en/of advertentiedoeleinden. We mogen deze foto's en video's gebruiken totdat u uw toestemming schriftelijk intrekt.

Door uw toestemming te geven, geeft u Xepa een niet-exclusieve, royaltyvrije, wereldwijde licentie om uw foto's en video's te gebruiken en te delen voor marketingdoeleinden, inclusief het recht om uw foto's te reproduceren, distribueren, wijzigen en bewerken. U erkent en garandeert dat u de rechten bezit op het ingediende materiaal, en dat u de toestemming heeft van alle personen die op de foto's verschijnen.

Als u uw toestemming wilt intrekken, stuur ons dan een e-mail naar: gdpr@***.be en we zullen uw foto of video binnen 14 dagen van onze kanalen verwijderen. Als we uw foto hebben gebruikt in nieuwsbrieven, flyers of presentaties, kan de foto niet worden verwijderd. Xepa garandeert echter dat de foto niet langer zal worden gebruikt.

We kijken ernaar uit om uw Xepa-posts te delen!